Digitale Speisekarte: was sie im Betrieb wirklich ändert

Eine digitale Speisekarte ist die Karte eines Betriebs als Webseite, die Gäste über einen QR-Code am Tisch oder über die eigene Domain aufrufen. Sie lässt sich in Minuten ändern, zeigt Allergene und Zusatzstoffe und kann auf Wunsch direkt Bestellungen annehmen. Bei Bistrio kostet sie 49 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer, einmalig 299 Euro Einrichtung, ohne Provision.

Der häufigste Anruf zu diesem Thema klingt so: „Wir haben seit Corona einen QR-Code auf dem Tisch, aber die Gäste fragen trotzdem nach der Karte." Dann schaue ich mir die Sache an und finde in neun von zehn Fällen dasselbe. Hinter dem Code liegt ein PDF. Auf dem Handy ist das eine Briefmarke, in die man hineinzoomen und quer scrollen muss, um den Preis für die Currywurst zu finden.

Das ist keine digitale Speisekarte, sondern eine gedruckte Karte, die jemand fotografiert und ins Internet gelegt hat. Der Unterschied klingt nach Haarspalterei, entscheidet aber darüber, ob das Ding nach drei Wochen noch benutzt wird.

Digitale Speisekarte: drei Varianten, die ständig verwechselt werden

Das PDF hinter dem QR-Code. Schnell gemacht, kostet nichts, funktioniert am Handy schlecht. Jede Änderung heißt: Datei neu bauen, neu hochladen, hoffen, dass der Code noch auf dieselbe Adresse zeigt. Wer das ein halbes Jahr macht, hat irgendwann drei Versionen im Umlauf.

Die Webkarte. Eine echte Seite mit Kategorien, Preisen, Zusatzstoffen und Bildern. Sie passt sich dem Bildschirm an, lädt in einer Sekunde, und Sie ändern einen Preis am Tablet, während der Gast noch liest. Für Betriebe ohne Lieferung ist das meistens genau das Richtige.

Die Bestellkarte. Dieselbe Webkarte, nur mit Warenkorb. Der Gast legt am Tisch zusammen, was er will, und schickt es in die Küche, oder er bestellt von zu Hause zur Abholung. Wie das technisch zusammenhängt, steht ausführlich unter Bestellsystem.

Die zweite und dritte Variante sind derselbe Datensatz. Das ist der Punkt, den viele unterschätzen: Wer seine Karte einmal ordentlich digital hinterlegt hat, kann die Bestellfunktion später dazuschalten, ohne alles neu zu tippen. Wer bei PDFs bleibt, fängt beim nächsten Schritt von vorn an.

Speisekarte digitalisieren: was sich am Tresen tatsächlich ändert

Die Vorteile stehen auf jeder Anbieterseite. Die vier, die Wirte mir hinterher von selbst nennen, sind diese.

Preise ändern dauert Minuten statt Wochen. Als im Januar die Einkaufspreise gestiegen sind, hat ein Imbiss in Wilhelmshaven seine Karte an einem Dienstagnachmittag angepasst. Vierzehn Positionen, zwanzig Minuten am Tablet. Die gedruckte Karte lag da noch beim Drucker in der Warteschlange.

„Ist leider aus" fällt weg. Grünkohl alle, Matjes alle, Fisch war heute schwierig. Ein Klick, die Position ist ausgegraut. Niemand bestellt mehr etwas, das es nicht gibt, und die Bedienung muss es nicht fünfmal pro Abend erklären.

Allergene und Zusatzstoffe stehen an der Speise. Nicht als Fußnote mit hochgestellten Ziffern auf Seite vier, sondern direkt am Gericht. Das ist die Pflichtinformation nach der Lebensmittelinformationsverordnung, und digital erfüllt man sie ohne Kleingedrucktes.

Sie sehen, was gelesen wird. Welche Kategorie wird am häufigsten geöffnet, welches Gericht am längsten angeschaut. Nach vier Wochen wissen Sie, ob Ihre Nachspeisen überhaupt jemand entdeckt, oder ob sie zu weit unten stehen.

Was eine digitale Karte nicht kann: Sie ersetzt die gedruckte nicht komplett. Die meisten Betriebe an der Küste fahren zweigleisig, und das ist vernünftig. Ältere Stammgäste bekommen Papier, alle anderen scannen. Eine kurze Karte in großer Schrift für den Tisch, die vollständige Fassung digital, das läuft gut.

Was eine digitale Speisekarte kostet

Rechnen wir gegen das, was ohnehin bezahlt wird. Ein Restaurant mit 60 Plätzen braucht rund 40 Karten. Neudruck mit Layout, Papier und Laminierung liegt je nach Ausführung bei 400 bis 900 Euro. Zweimal im Jahr, weil Sommer- und Winterkarte, dazu ein Zwischendruck, wenn die Preise nicht mehr stimmen. Realistisch sind das 800 bis 1.800 Euro jährlich, plus die Abende, an denen jemand Preise mit Aufklebern überklebt.

Bei den Anbietern gibt es grob drei Modelle. Kostenlose Kartengeneratoren finanzieren sich über Werbung oder über den Hinweis auf ein Bezahlpaket, sobald Sie mehr als zwanzig Positionen anlegen wollen. Baukästen mit Monatsgebühr liegen meist zwischen 20 und 60 Euro, oft ohne Einrichtung, was bedeutet: Sie tippen die Karte selbst ein. Und es gibt Systeme, bei denen die Karte Teil eines Bestellsystems ist.

Bistrio gehört in die letzte Gruppe: 49 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer, einmalig 299 Euro für die Einrichtung, keine Provision auf Bestellungen. Die Einrichtung ist der Teil, den die meisten wollen. Wir bekommen ein PDF oder Fotos der alten Karte und legen Kategorien, Größen, Beilagen, Extras und Zusatzstoffe an. Bei einer normalen Restaurantkarte ist das ein Arbeitstag, den sonst der Wirt abends um elf hätte. Die Konditionen im Einzelnen stehen unter Preise.

Der ehrliche Vergleich lautet also nicht „49 Euro gegen null". Er lautet: 588 Euro im Jahr gegen einen Druckposten, der meistens höher liegt, und gegen eine Karte, die zwischen zwei Drucken immer ein bisschen falsch ist.

💡 Praxis-Tipp: Bevor Sie einen Anbieter aussuchen, machen Sie den Tischtest mit dem, was Sie jetzt haben. Setzen Sie sich an einen Tisch im Lokal, scannen Sie Ihren eigenen QR-Code mit dem Handy und stoppen Sie die Zeit, bis Sie den Preis eines bestimmten Gerichts gefunden haben. Länger als zehn Sekunden heißt: Ihre Gäste fragen weiter die Bedienung. Wie eine Karte aussieht, die diesen Test besteht, können Sie ohne Anmeldung durchklicken: Demo ansehen.

Digitale Menükarte aufbauen: sechs Punkte, an denen es scheitert

Ladezeit. Im Gastraum hängt das Handy oft an schwachem Mobilfunk, nicht am WLAN. Eine Karte mit zwanzig unkomprimierten Fotos lädt dann acht Sekunden. So lange wartet niemand mit einem Bier in der anderen Hand.

Schriftgröße. Die Karte wird bei gedimmtem Licht gelesen, häufig von Gästen über fünfzig. Was auf Ihrem Bildschirm elegant wirkt, ist am Tisch zu klein.

Reihenfolge der Kategorien. Am Handy sieht man drei Einträge gleichzeitig. Was ganz unten steht, existiert praktisch nicht. Getränke gehören nach oben oder an eine feste Leiste, Nachspeisen nicht ans Ende einer Liste mit achtzig Positionen.

Der QR-Code selbst. Mindestens drei Zentimeter Kantenlänge, matt gedruckt, nicht hinter dem Tischaufsteller mit der Kerze. Und er muss auf eine Adresse zeigen, die Ihnen gehört, damit Sie das Ziel später ändern können, ohne alle Aufsteller neu zu drucken.

Bilder nur da, wo sie helfen. Ein gutes Foto vom Schnitzelteller verkauft. Achtzig mittelmäßige Handyfotos lassen die Karte billig aussehen und machen sie langsam. Zehn bis fünfzehn gute Aufnahmen reichen für eine ganze Karte.

Zuständigkeit. Wer ändert die Preise, wenn im Januar die Lieferanten anziehen? Entweder Sie machen das selbst in zehn Minuten, oder jemand macht es für Sie. Unklar darf es nicht sein, sonst steht im März noch der Dezemberpreis.

Digitale Speisekarten für Restaurants an der Nordseeküste

Hier oben hat die Sache einen Zusatznutzen, den ein Betrieb im Binnenland so nicht hat: die Saison schlägt hart durch.

Zwischen Mai und September sitzen in Cuxhaven, Büsum und St. Peter-Ording Leute am Tisch, die zum ersten Mal da sind. Die lesen die Karte gründlicher als jeder Stammgast, und sie schauen vorher nach. Ein Urlauber in einer Ferienwohnung in Butjadingen entscheidet abends auf dem Sofa, wo er morgen isst. Wenn Ihre Karte dann nur als PDF-Download existiert, kommt sie in dieser Entscheidung nicht vor.

Dazu der Tagesfang. Wer Fisch anbietet, hat eine Karte, die sich zweimal die Woche ändert. Auf Papier steht dafür eine Kreidetafel im Eingang, die von draußen niemand sieht. Digital ist der Tagesfisch eine Position, die morgens angelegt und abends deaktiviert wird.

Und im November kippt es. Die Gästezahl halbiert sich, die Speisekarte wird kürzer, Grünkohl kommt dazu. Betriebe, die ihre Karte digital führen, machen daraus eine Winterfassung in einer halben Stunde. Wer druckt, lebt bis Weihnachten mit einer Karte, auf der die Hälfte durchgestrichen ist. Wie eine solche Karte mit einem Bestellsystem zusammenwächst, steht unter Gastro Bestellsystem provisionsfrei.

Vom PDF zur eigenen Karte: der Ablauf

Der Weg ist kürzer, als die meisten befürchten, und er dauert selten länger als zwei Wochen.

Sie schicken die bestehende Karte, egal ob als PDF, als Word-Datei oder als Handyfotos. Daraus entstehen Kategorien, Positionen, Größen, Beilagen und Extras. Das ist der aufwendigste Schritt, und deshalb gibt es die Einrichtungspauschale. Danach kommen Zusatzstoffe und Allergene an die einzelnen Gerichte, dann die Feinheiten: Reihenfolge der Kategorien, welche Gerichte ein Bild bekommen, ob die Karte unter Ihrer eigenen Adresse läuft. Zum Schluss der QR-Code für Tisch, Tür und Kassenbon.

Was danach bleibt, übernimmt keine Software: Ihr Team muss den Code einmal erwähnen. Ein Satz beim Hinsetzen reicht, und nach zwei Wochen fragt niemand mehr. Betriebe, die diesen Satz weglassen, wundern sich über niedrige Zugriffszahlen. Am Werkzeug liegt es dann nicht. Welche Programme im Gastrobereich sonst noch eine Rolle spielen, ist unter Gastro Software sortiert.

Häufige Fragen

Was kostet eine digitale Speisekarte?

Bei Bistrio 49 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer und einmalig 299 Euro für die Einrichtung der kompletten Karte, ohne Provision. Die ersten drei Monate laufen im vollen Umfang kostenlos. Das Helden-Komplettpaket mit Webseite kostet 54,99 Euro im Monat.

Reicht ein PDF hinter dem QR-Code nicht aus?

Technisch funktioniert es, praktisch nicht. Ein PDF lässt sich am Handy nur mit Zoomen und Scrollen lesen, lädt langsam und muss bei jeder Preisänderung neu erzeugt werden. Gäste fragen dann weiter die Bedienung.

Brauchen Gäste eine App, um die Karte zu öffnen?

Nein. Der QR-Code öffnet eine normale Webseite im Browser des Handys. Es muss nichts installiert und nichts angemeldet werden.

Kann ich die gedruckte Karte behalten?

Ja, und für viele Betriebe ist das die beste Lösung. Eine kurze gedruckte Karte für den Tisch, die vollständige Fassung mit allen Beilagen, Zusatzstoffen und Tagesgerichten digital.

Kann die digitale Karte auch Bestellungen annehmen?

Ja. Karte und Bestellsystem sind derselbe Datensatz. Die Bestellfunktion für Abholung, Lieferung oder den Tisch lässt sich dazuschalten, ohne die Karte ein zweites Mal anzulegen.

Der nächste Schritt

Ein Restaurant mit 60 Plätzen gibt für Kartendruck im Jahr schnell vierstellig aus und lebt zwischen zwei Drucken trotzdem mit falschen Preisen. Eine digitale Karte kostet 588 Euro im Jahr und ist an jedem einzelnen Tag aktuell. Das ist der ganze Rechenweg.

Der zweite Teil wiegt auf Dauer schwerer. Wer eine Karte digital führt, sieht, was gelesen wird, kann den Tagesfisch morgens einstellen und im November eine Winterkarte bauen, ohne zum Drucker zu fahren. Und wenn irgendwann die Bestellfunktion dazukommt, gehören die Gästedaten Ihnen und nicht einem Portal.

Schauen Sie sich das drei Monate lang im vollen Umfang an, mit Ihrer eigenen Karte und Ihren Preisen. Demo ansehen oder kurz anrufen: Michael Raske, 0176 61850722.