Lieferdienst Bestellsystem: was es können muss und was es wirklich kostet

Ein Bestellsystem für Lieferdienste nimmt Bestellungen über die eigene Seite an, prüft Liefergebiet und Mindestbestellwert, meldet sie an Küche und Fahrer und speichert die Kundendaten beim Betrieb. Bistrio kostet 49 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer und einmalig 299 Euro Einrichtung, ohne Provision. Lieferportale nehmen dafür rund 13 bis 30 Prozent vom Umsatz.

Die meisten Lieferdienste, bei denen ich zwischen Emden und Cuxhaven sitze, haben kein Technikproblem. Sie haben ein Rechenproblem, das ihnen nie jemand vorgerechnet hat. Auf dem Kontoauszug steht die Portalabrechnung als eine Zahl, einmal im Monat, und niemand stellt sie neben die 49 Euro, die ein eigenes System kostet.

Der zweite Punkt ist unsichtbarer und teurer. Wer über ein Portal liefert, kennt seine Gäste nicht. Sechshundert Haushalte bestellen seit Jahren beim selben Imbiss, und der Wirt hat von keinem einzigen die Telefonnummer. Im Januar, wenn an der Küste kaum etwas läuft, kann er deshalb nichts machen außer warten.

Dieser Artikel geht durch, was ein Bestellsystem für einen Lieferdienst abdecken muss, was es kostet, ab wann es sich rechnet und wie der Umstieg praktisch abläuft.

Lieferdienst Bestellsystem: die Funktionen, an denen der Abend hängt

Ein System für einen Lieferdienst ist etwas anderes als ein Bestellsystem für ein Restaurant im Haus. Es muss mit Entfernungen umgehen, mit Fahrern und mit einer Stoßzeit von zwei Stunden.

Liefergebiete pro Postleitzahl, nicht als Kreis. Ein Betrieb in Wilhelmshaven liefert nach Sengwarden ab 15 Euro, nach Schortens ab 25 Euro, nach Jever gar nicht. Ein Radius auf der Karte kennt diesen Unterschied nicht. Er kennt nur Kilometer, und dann fährt der Fahrer irgendwann quer über den Jadebusen für eine Portion Pommes.

Mindestbestellwert und Liefergebühr je Gebiet. Beides gehört an das Gebiet, nicht an den Betrieb. Sonst subventionieren die Bestellungen aus der Innenstadt die Fahrten ins Umland.

Küchenzeiten getrennt von Öffnungszeiten. Die Küche macht um 21:30 zu, die Abholung geht bis 22:00. Wenn das System nur eine Zeit kennt, nimmt es um 21:45 noch Bestellungen an, die niemand mehr kocht.

Vorbestellung mit Wunschzeit. Freitags kommt fast die Hälfte der Bestellungen zwischen 17:30 und 18:15 herein, gewollt ist sie über den ganzen Abend verteilt. Wenn Gäste eine Uhrzeit setzen können, taktet sich die Küche von selbst.

Eine Übersicht, die auch um 18:40 noch bedienbar ist. Angenommen, in Arbeit, unterwegs: ein Klick pro Schritt. Kostet jede Statusänderung drei Schritte, macht es nach der zwölften Bestellung niemand mehr.

Die eigene Kundenliste. Name, Adresse, Telefon, Bestellhistorie. Das ist der Teil, den man beim Portal nicht bekommt und der langfristig mehr wert ist als die gesparte Provision.

Bestellsystem Lieferdienst gegen Portal: die Rechnung für Oldenburg

Nehmen wir einen Lieferdienst in Oldenburg mit 480 Bestellungen im Monat und 26 Euro Durchschnittsbon. Das sind 12.480 Euro Lieferumsatz.

Über ein Portal mit eigenen Fahrern und rund 13 Prozent Provision: 1.622 Euro im Monat. Mit Portal-Fahrern und rund 30 Prozent wären es 3.744 Euro.

Mit einem eigenen System zu 49 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer und einmalig 299 Euro Einrichtung, die ersten drei Monate gratis: 740 Euro im ersten Jahr. Gegenüber 19.464 Euro Portalprovision im selben Zeitraum.

Solche Zahlen liest man schnell weg, deshalb einmal anders herum. 19.464 Euro sind ein gebrauchter Transporter mit Kühlaufbau. Oder eine Halbtagskraft für ein Jahr. Oder die komplette Renovierung des Gastraums, über die seit vier Jahren geredet wird.

Ab wann sich ein Lieferservice Bestellsystem rechnet

Hier wird in der Branche gern geschummelt, also die ehrliche Version.

Rein rechnerisch liegt die Schwelle sehr niedrig. Im ersten Jahr kostet das System inklusive Einrichtung und mit drei Gratismonaten rund 62 Euro im Monat. Bei 13 Prozent Provision entspricht das etwa 475 Euro Lieferumsatz, bei 26 Euro Bon also 18 Bestellungen im Monat. Vier bis fünf pro Woche. Wer mehr liefert, zahlt beim Portal mehr, als das eigene System kostet.

Damit ist die Kostenfrage eigentlich erledigt, und genau deshalb ist sie nicht die entscheidende. Die entscheidende Frage lautet: Woher kommen die Bestellungen, wenn das Portal sie nicht mehr schickt?

Ein Portal bringt Sichtbarkeit. Jemand zieht nach Bremerhaven, öffnet die App, sucht Döner, findet drei Läden. Eine eigene Bestellseite taucht in dieser App nicht auf. Wer aussteigt, ohne vorher etwas aufgebaut zu haben, verliert Umsatz, und das sage ich jedem am Telefon, bevor er bestellt.

Der Weg, der funktioniert, ist langweilig und dauert ein paar Monate: beides parallel laufen lassen, Stammkunden Stück für Stück umleiten, Portal später zurückfahren. Wie sich die Provision dabei rechnerisch verschiebt, steht ausführlich unter Lieferando-Gebühren sparen.

💡 Praxis-Tipp: Legen Sie zwölf Wochen lang jeder Lieferung eine Karte in Postkartengröße bei: QR-Code, ein Satz, ein Rabattcode. „Direkt bei uns bestellen, 10 Prozent günstiger." Zehn Prozent Rabatt sind billiger als dreizehn Prozent Provision, und der Code sagt Ihnen hinterher genau, wie viele Haushalte gewechselt sind. Wie Bestellseite, Gutscheincodes und Übersicht dabei aussehen, sehen Sie ohne Anmeldung in der kostenlosen Demo.

Online Bestellsystem Lieferdienst: der Weg einer Bestellung

Damit klar ist, wovon wir reden, einmal der komplette Ablauf, so wie er bei den Betrieben läuft, die ich betreue.

Der Gast öffnet die Bestellseite, meistens am Handy, oft über einen QR-Code vom Flyer oder vom Karton. Er gibt seine Postleitzahl ein. Das System prüft, ob geliefert wird, welcher Mindestbestellwert gilt und was die Lieferung kostet. Liegt die Adresse außerhalb, bekommt er das sofort gesagt und nicht erst nach zwanzig Minuten Zusammenklicken.

Er wählt die Gerichte mit Größen, Beilagen und Extras. Der Preis rechnet sich mit. Dann Wunschzeit, Zahlungsart, fertig. Bezahlt wird per PayPal oder bar bei Lieferung.

Im Laden erscheint die Bestellung auf dem Tablet an der Ausgabe, mit Ton. Ein Klick auf „angenommen", der Gast bekommt die Bestätigung. Die Küche arbeitet die Liste ab, der Fahrer sieht Adresse und Telefonnummer.

Danach liegt der Datensatz in Ihrer Kundenliste. Nicht bei einem Portal in Amsterdam, sondern bei Ihnen. Was ein Bestellsystem im Detail abdeckt, steht unter Bestellsystem.

Umstieg in vier Schritten

Der Ablauf ist bei fast jedem Lieferdienst derselbe und dauert kürzer, als die meisten befürchten.

Zuerst die Karte. Sie schicken PDF, Foto oder den Link zum Portalauftritt, wir legen Kategorien, Größen, Beilagen und Extras an. Das ist der aufwendigste Teil und der Grund für die 299 Euro Einrichtung. Bei einer üblichen Karte ist das ein Arbeitstag.

Dann die Liefergebiete. Postleitzahlen, Mindestbestellwert, Liefergebühr, gern am Telefon gemeinsam. Kein Anbieter von außen weiß, bis wohin sich Ihre Fahrer noch lohnen.

Dritter Schritt: Zeiten und Zahlung. Küchenzeiten, Abholzeiten, Ruhetage, PayPal und Barzahlung.

Zum Schluss zwei, drei Probebestellungen mit dem eigenen Team, damit jeder den Ablauf einmal gesehen hat. Danach geht die Seite live, und die Karten mit dem QR-Code gehen mit der nächsten Lieferung raus.

Für welche Lieferdienste sich das lohnt

Am deutlichsten für Betriebe mit Stammkundschaft. Ein Imbiss in Varel, der seit zehn Jahren dieselben Familien beliefert, wird über das Portal nicht entdeckt. Er wird dort nur abgerechnet.

An der Küste kommt die Saison dazu. Zwischen Juni und September bestellen Ferienwohnungen in Cuxhaven, Butjadingen und St. Peter-Ording abends aufs Handy, meist mit höherem Bon als der Alltagskunde. Wer für die Ferienhausgebiete ein eigenes Liefergebiet mit passendem Mindestbestellwert eingerichtet hat, nimmt diesen Umsatz ohne Abzug mit.

Weniger lohnt es sich für Betriebe, die nur ein paar Bestellungen im Monat ausfahren und das Liefergeschäft eher nebenbei betreiben. Da bleibt das Portal als Nebenkanal die einfachere Lösung. Was der Umstieg im Detail bringt und wo die Grenzen liegen, steht unter Gastro-Bestellsystem provisionsfrei, die Konditionen offen unter Preise.

Häufige Fragen

Was kostet ein Bestellsystem für einen Lieferdienst?

Bei Bistrio 49 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer und einmalig 299 Euro für die Einrichtung, ohne Provision auf Bestellungen. Die ersten drei Monate laufen im vollen Umfang kostenlos. Das Helden-Komplettpaket mit Webseite liegt bei 54,99 Euro im Monat.

Wie lange dauert es, bis der Lieferdienst online bestellbar ist?

In der Regel ein bis zwei Werktage, nachdem uns die Speisekarte vorliegt. Liefergebiete, Zahlungsarten und Öffnungszeiten kommen am selben Tag dazu.

Kann ich parallel weiter über Lieferando bestellen lassen?

Ja, und in den ersten Monaten ist das der vernünftige Weg. Das Portal bringt weiter Neukunden, Stammkunden leiten Sie über QR-Codes auf Flyern, Kartons und Kassenbons auf die eigene Seite.

Brauche ich dafür eine neue Kasse?

Nein. Bistrio ist ein Bestellsystem mit Webseite, kein Kassensystem. Die Kasse im Haus samt technischer Sicherheitseinrichtung bleibt, wie sie ist.

Wem gehören die Kundendaten?

Dem Betrieb. Adressen, Telefonnummern und Bestellhistorie liegen in Ihrem Konto, Sie können daraus eine Liste ziehen und Ihre Gäste anschreiben. Über ein Portal geht das nicht.

Der nächste Schritt

Ein Lieferdienst in Oldenburg mit 480 Bestellungen im Monat gibt beim Portal rund 19.500 Euro im Jahr ab. Mit eigenem System sind es im ersten Jahr 740 Euro. Die Differenz ist kein Softwarethema, das ist ein Fahrzeug oder eine halbe Stelle.

Der zweite Teil steht auf keiner Rechnung. Wer weiß, welche Haushalte in den letzten zwölf Monaten bestellt haben, kann im Februar eine Aktion fahren, eine neue Karte ankündigen oder die Ferienhausgebiete im Mai gezielt anschreiben. Wer die Daten beim Portal lässt, kann nur hoffen.

Sehen Sie sich das drei Monate lang in vollem Umfang an, mit Ihrer Karte, Ihren Liefergebieten und Ihren Gästen. Ohne Provision. Demo ansehen oder direkt anrufen: Michael Raske, 0176 61850722.